Privacybeleid

Privacybeleid

1. Verantwoordelijke en toepassingsgebied

saturateandsycamore is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via onze Shopify-webwinkel worden gebruikt voor de verkoop van huishoudelijke meubels, waaronder opbergbanken, eettafels, woonkamerbanken en schommelstoelen. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor bestelling, betaling, levering, retouren, terugbetalingen, klantenservice, wettelijke administratie, beveiliging en technisch noodzakelijke werking van de webwinkel.

Wij gebruiken klantgegevens niet voor ongevraagde reclame, marketingprofilering of andere doeleinden die niet nodig zijn voor deze activiteiten.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van de webwinkel kunnen wij verwerken:

- naam, e-mailadres en telefoonnummer;

- afleveradres en, indien van toepassing, factuuradres;

- bestelnummer, bestelde meubels, aantallen, orderdatum en bestelstatus;

- betaalmethode, betaalstatus, transactie- of betalingsreferentie en gegevens die nodig zijn voor terugbetaling;

- leveringsgegevens, waaronder zendinginformatie en bezorgstatus;

- informatie over retouren, defecten, transportschade, ontbrekende onderdelen, vervanging en terugbetaling;

- correspondentie die u zelf aan onze klantenservice verstrekt;

- technisch noodzakelijke gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en netwerkgegevens, sessiegegevens, beveiligingslogs en winkelwagengegevens die via Shopify worden verwerkt.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn. Verstrek dergelijke informatie daarom niet in berichten, foto’s of bijlagen tenzij dit voor uw verzoek strikt noodzakelijk is.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken alleen gegevens wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

- Uitvoering van de overeenkomst: naam, adres, contact-, bestel-, betaalstatus- en leveringsgegevens zijn nodig om uw bestelling uit te voeren, het meubel te bezorgen, betalingen en terugbetalingen af te handelen en service na levering te bieden.

- Wettelijke verplichting: boekhoudkundige, transactie- en andere gegevens worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om toepasselijke administratieve, fiscale of andere dwingende verplichtingen na te komen.

- Gerechtvaardigd belang: beperkte technische en beveiligingsgegevens kunnen worden verwerkt voor veilige werking van de webwinkel, foutopsporing, fraudepreventie, bescherming tegen onbevoegde toegang en het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen. Wij gebruiken deze grondslag alleen wanneer onze noodzaak niet zwaarder weegt dan uw rechten en belangen.

- Toestemming: wanneer een verwerking toestemming vereist, verwerken wij de betreffende gegevens pas nadat u een vrije, specifieke en geïnformeerde keuze heeft gemaakt. U kunt die toestemming op ieder moment voor de toekomst intrekken.

Gegevens over klachten, beschadiging, garantie, retouren en klantenservice worden verwerkt voor uitvoering van onze verplichtingen tegenover u en, waar nodig, voor het gerechtvaardigde belang om een dossier correct af te handelen en geschillen te voorkomen of te beoordelen.

4. Shopify en andere ontvangers

Onze webwinkel wordt technisch geleverd via Shopify. Voor klantgegevens die Shopify namens ons verwerkt voor hosting, checkout, orderadministratie, opslag en beveiliging, zijn wij verantwoordelijk voor het doel van de verwerking en verwerkt Shopify de gegevens in het kader van de geleverde dienst, voor zover Shopify daarbij namens ons handelt.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is met:

- Shopify voor de technische werking van de webwinkel;

- de betaalverwerker die bij uw gekozen betaalmethode betrokken is, uitsluitend voor betaling, beveiliging en terugbetaling;

- USPS, DHL Express, UPS of FedEx wanneer een van deze vervoerders uw bestelling of retour behandelt;

- noodzakelijke technische dienstverleners voor hosting, beveiliging of systeemonderhoud;

- bevoegde autoriteiten wanneer wij wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken.

Een vervoerder ontvangt alleen gegevens die voor de zending nodig zijn, zoals naam, afleveradres, telefoonnummer indien nodig voor aflevering en zendinginformatie. Dienstverleners die namens ons handelen, moeten persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen, passende beveiliging toepassen en mogen deze gegevens niet voor onverenigbare eigen doeleinden gebruiken.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en verstrekken klantgegevens niet aan onbevoegde derden.

5. Internationale verwerking

Omdat saturateandsycamore in Japan is gevestigd, kunnen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor orderafhandeling, klantenservice en administratie in Japan worden verwerkt. Shopify kan daarnaast voor zijn infrastructuur en subprocessoren gegevens in verschillende landen verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken wij een toegestane grondslag voor internationale doorgifte en passende waarborgen. Wij beperken de doorgifte tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

6. Cookies en apparaatgegevens

De webwinkel kan strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor winkelwagenbeheer, checkout, sessiebeheer, beveiliging, fraudepreventie en stabiele werking van de website. Voor deze technisch noodzakelijke functies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming nodig is, mogen pas worden geactiveerd nadat u een vrije, duidelijke keuze heeft gemaakt. U moet deze kunnen weigeren zonder dat de normale aankoopfunctie onnodig wordt geblokkeerd. Eerder gegeven toestemming kunt u via de beschikbare cookie-instellingen weer intrekken.

Wij gebruiken cookie- of apparaatgegevens niet zonder geldige grondslag om reclameprofielen op te bouwen of uw gedrag over onafhankelijke websites heen te volgen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

- bestel-, factuur-, betaalstatus- en terugbetalingsgegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden in beginsel maximaal 7 jaar bewaard, tenzij voor een specifieke transactie een langere dwingende bewaarplicht geldt;

- gegevens over klantenservice, retouren, schade en garantie worden in beginsel maximaal 2 jaar na afsluiting van het dossier bewaard, tenzij een lopende garantieclaim, geschil of wettelijke verplichting langere bewaring noodzakelijk maakt;

- technische beveiligings- en toegangslogs worden in beginsel maximaal 12 maanden bewaard, tenzij een concreet beveiligingsincident nader onderzoek vereist;

- tijdelijke sessiegegevens worden verwijderd of ongeldig gemaakt wanneer zij technisch niet meer nodig zijn;

- gegevens die uitsluitend op toestemming berusten, worden verwijderd of niet verder gebruikt wanneer u de toestemming intrekt, tenzij een andere geldige grondslag beperkte bewaring vereist.

Na afloop van de relevante termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

8. Uw rechten

U kunt ons verzoeken om:

- inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;

- correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

- verwijdering van gegevens wanneer er geen geldige reden meer is om ze te bewaren;

- beperking van verwerking wanneer daarvoor aan de voorwaarden is voldaan;

- bezwaar tegen verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust;

- overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

- intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur uw verzoek naar instantsupportedf@saturateandsycamore.com en vermeld voldoende informatie om het juiste klant- of bestelrecord te vinden. Wanneer dit noodzakelijk is ter bescherming van uw gegevens, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek. Bij een aantoonbaar complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan meer tijd nodig zijn; u wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvoor. Een verzoek is normaal gesproken kosteloos.

Een verwijderingsverzoek kan niet worden uitgevoerd voor gegevens die wij nog verplicht moeten bewaren of die noodzakelijk zijn voor een lopende bestelling, terugbetaling, garantiezaak, geschil of rechtsvordering. In dat geval wordt het verdere gebruik beperkt tot het doel waarvoor bewaring noodzakelijk blijft.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Gegevens van een andere ontvanger

Wanneer u een meubel bij iemand anders laat bezorgen en daarvoor diens naam, adres of telefoonnummer verstrekt, gebruik deze gegevens alleen wanneer u gerechtigd bent ze voor de levering door te geven. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de betreffende levering en daarmee samenhangende service.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging, vernietiging of ongeoorloofde openbaarmaking van persoonsgegevens. Toegang wordt beperkt tot personen en dienstverleners die de gegevens voor hun taak nodig hebben. Wij gebruiken beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, accountbeveiliging en de beveiligingsfuncties van de Shopify-infrastructuur die voor onze webwinkel beschikbaar zijn.

Geen online systeem kan ieder risico volledig uitsluiten. Dit beperkt niet onze verantwoordelijkheid om passende beveiliging toe te passen en incidenten zorgvuldig af te handelen.

11. Datalekken

Bij een vermoedelijk datalek beperken wij verdere toegang of verspreiding, onderzoeken wij welke gegevens en personen zijn getroffen, leggen wij het incident vast en beoordelen wij de risico’s.

Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico voor betrokken personen oplevert, melden wij dit zonder onnodige vertraging en waar vereist binnen 72 uur na kennisname aan de bevoegde toezichthouder. Wanneer waarschijnlijk sprake is van een hoog risico, informeren wij de betrokken personen eveneens zonder onnodige vertraging en geven wij relevante informatie over de aard van het incident en passende beschermingsmaatregelen.

Dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, moeten relevante beveiligingsincidenten zonder onnodige vertraging aan ons melden.

12. Verantwoordelijkheidsgrenzen

Wij blijven verantwoordelijk voor persoonsgegevens waarvoor wij het doel en de middelen van verwerking bepalen. Het inschakelen van Shopify, een vervoerder, betaalverwerker of andere dienstverlener neemt deze verantwoordelijkheid niet weg.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor zelfstandige gegevensverwerking die een derde uitsluitend voor eigen doeleinden buiten onze instructies en buiten onze webwinkel uitvoert. Dit beperkt geen rechten die u tegenover ons behoudt wanneer de oorzaak mede bij onze verwerking of beveiliging ligt.

Wanneer een gebruiker zelf onjuiste gegevens verstrekt, contact- of accountgegevens met derden deelt of informatie buiten onze beveiligde kanalen openbaar maakt, kunnen wij niet instaan voor gevolgen die uitsluitend uit dat eigen handelen voortvloeien.

13. Wijzigingen

Wij wijzigen dit privacybeleid wanneer onze gegevensverwerking, technische inrichting of toepasselijke verplichtingen daadwerkelijk veranderen. Een nieuwe versie wordt in de webwinkel gepubliceerd met een bijgewerkte datum. Eerder verzamelde gegevens worden niet zonder geldige grondslag voor een nieuw, onverenigbaar doel gebruikt.

14. Contact

Merk: saturateandsycamore

E-mail: instantsupportedf@saturateandsycamore.com

Telefoon: +81 708 314 57 50

Adres: 3249-1, Oaza Sasaga, Matsumoto, prefectuur Nagano 399-0033, Japan

Klantenservice:

Maandag t/m vrijdag: 09:00–17:30

Zaterdag en zondag: gesloten

Nederlandse officiële feestdagen: gesloten